ビジネスシーンでよく使われる『報・連・相』という言葉をご存じでしょうか？
「報連相がなっていない！」
「報連相ができていないからこういうことになるのだ！」
社会人になって一度は言われたことがあるのではないでしょうか。
「報・連・相」の重要性を理解していないと、仕事がスムーズに進まない場合に実感した人も少なくないのではないでしょうか。
いまでは当たり前のように使われていますが、いつから使われるようになったのか気になりますよね。
『報・連・相』とは何なのでしょう。見ていきましょう。
『報・連・相』の歴史
『報・連・相』とは、「報告」「連絡」「相談」を分かりやすくするために、ほうれん草と掛けた造語です。
誰が言い出したかと言うと、1982年に山種証券社長の山崎富治が社内キャンペーンで始めたといわれています。
山崎社長がいつ思いついたかというと諸説ありますが、お風呂で思いついたとか、のんびりしているときに思いついたとか。
また、日本青年会議所で会頭をしており、山種証券の前身である山崎種二商店を設立した山崎種二氏が若いころに思いついたものだとする説もあります。
『報・連・相』の概要
風通しの良い組織づくりのために考えられたものといわれている報連相は、組織・チーム内で情報を共有し連携を強化することが目的とされています。
仕事をする上で、組織の一員である以上、自分1人ですべて完結するという内容はありません。同じミッションに向けて動いているのが組織です。
更には、縦横に人間関係があり、情報共有と意思疎通ができていれば、問題が起こった際に対応スピードが変わってきます。
問題が無くても日々の業務がよく見え、組織向上のための改善点などが見えやすくなります。
組織レベルを上げるために報連相を徹底している企業も少なくありません。
『報・連・相』の重要性
仕事はチームで行うことが多いため、多くの人と関わることが多いでしょう。
そして、組織計画はそれぞれの関係者が計画通りに仕事を進めることを前提で立てられているので、トラブルがあった際に報連相を行っていないと、手遅れになってしまうこともあります。
たとえ例外のトラブルが発生したとしても、関係者との報連相を徹底していれば、更なる悪化や回避が手遅れになることはないでしょう。
『報・連・相』とは
報告
★報告とは、上司から部下に与えられた指示や命令に対して、部下がその指示における業務や作業過程、状況、結果などを知らせることです。
報告の構図は、部下⇒上司、後輩⇒先輩で、トラブル回避のためには必要不可欠であるといえます。
★報告の目的は、指示に対する仕事の進捗や業務の結果などを上司と部下の相互間で情報共有するとともに、作業過程に問題がないかなどをお互いに把握することです。
報告を的確に行うことで、業務の効率化だけでなく、今後起こり得る問題を回避するという目的もあります。
報告を習慣づけることで、上司と部下の意思疎通の機会も増え、信頼関係も構築されることとなります。
報告がもたらす効果はとても大きいです。
★報告の仕方は、業務に直接影響を与えるものですので、正確に行う必要があります。
伝達方法は、「口頭」で行う場合と、「書類」で行う場合があり、状況に応じて報告しましょう。
急ぎの場合は口頭で行い、結論から簡潔に報告します。個人の意見や曖昧な意見は、上司の誤解の原因になりかねませんので「事実」のみを報告しましょう。
また、報告内容が複雑な場合は、書類での報告が良しとされています。
近年では、リモートワークや在宅などが増えていることから、メールでの報告も必要になってきています。
文面を簡潔にすることで、正確に伝えることを意識しましょう。
連絡
★連絡とは、職場の上下関係にかかわらず、関係する人に対して業務上の情報を知らせることです。
プロジェクトリーダーから所属メンバーに向けての通達や、人事や総務から会社全体に向けてのお知らせなど、多種の連絡があります。
★連絡の目的は、迅速な情報共有です。
「事故やトラブルに関する連絡」や「業務開始時刻の変更」等、報告以上に重要となる連絡や、「人事異動」等、関係が薄い連絡もあり、重要度合いは幅広くあります。
連絡は内容が幅広いこともあり、簡潔、迅速に伝えることが重要になります。
曖昧な表現はトラブルの原因となりかねません。
★連絡の仕方は、伝える内容、対象、緊急度、重要度が異なってくるので、適切な手段が必要になります。
社内に連絡する際は、朝礼や社内報などを活用して多くの人に届けることが多いです。
緊急時の場合は、直接口頭で伝える場合もあります。離れた場所にいる場合などは電話やメールで伝えることも。緊急な内容なので簡潔、正確に連絡しましょう。
相談
★相談とは、自信で判断できないときや判断に迷うとき、情報が欲しいときなどに、上司や先輩、同僚と意見交換したり、アドバイスをもらうことです。
★相談の目的は、判断に困ったことに対してアドバイスや意見をもらうことで、疑問や問題を解決することです。
なかには、新しいアイデアの提言の場合や業務の効率化の提案である場合もあります。
相談をめんどくさがったり放置してしまうと、後に大きな問題となって深刻化する可能性があります。
相談をする、しないかでは、業務の進行に大きな差がでてくるので、個人で抱え込むのではなく早期に解決していきましょう。
★相談の仕方は、やはり質問の内容が的確になっていることです。
内容が不明確であったり分かり難かったりすると相手に正確に伝わりません。
良きアドバイスをもるためには、相談する事柄をどのように行って、どう改善できなかったか、どうしたいのか、どういう状況か、などを整理しておく必要があります。
状況や情報を整理して正確に伝えることで、より良い相談となります。
情報共有を深めるためのコミュニケーション
まず、報連相は情報共有をするためのコミュニケーションの一種だということ理解しましょう。
報告は義務的なコミュニケーションでありますが、連絡・相談は自発的なコミュニケーションであり、報連相を行うことで、情報を共有することになります。
共有とは、その情報に対して両者で同じ意識を持つことです。
ある情報の報告から、連絡、相談とチーム内で情報を共有することで、ミスが減り、チームが一体感を持って仕事に取り組むことができます。
やがては、お互いに対して信頼関係が生まれ、1人1人の仕事の能率が上がり、チームに優れた成果をもたらすことになります。
注意したいのが、ミスをしたときの報告です。
ミスをした際の上司への報告はためらいがちになりますが、悪い報告ほど早く行うべきです。
そうすることで早くチームのメンバーに共有され、問題解決策を考えることでトラブルを未然に防ぐことになり、チーム全体の業務スピードが上がることになるからなのです。
まとめ
こうしてみると報連相はただの連絡事項ではなく、情報共有し、メンバーが同じ仕事意識を持つことによって生産性が高まるところに、報連相の本質があると考えられます。
部下は自分の仕事をうまく完成させることだけに関心があることが多いので、上司と同じモチベーションになかなかなれません。
報連相の習慣がつくと、労働環境が良くなることはもちろん、信頼を得ることにもなるので是非実践してみてください。
